EU-udbud af kontrakt vedrørende elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) i Aalborg Kommune

Nærværende udbud vedrører en kontrakt med levering af en løsning til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) i Aalborg Kommune.

Udbudsmaterialet med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for kontrakten.

Aalborg

Aalborg Kommune udbyder kontrakt om et ESDH-system (herefter kaldet Løsningen) til erstatning for 2 nuværende ESDH-systemer.

Det ene nuværende system er eDoc fra Fujitsu. eDoc anvendes til den brede og tværgående administrative sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt borgersager på helt specifikke fagområder.

Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen til borgersager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre fagsystemer.

Derfor er det Aalborg Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.

Aalborg Kommune ønsker, at Løsningen, som en servicebureauløsning (en SaaS/Cloud-løsning), kan understøtte den administrative sagsbehandling på tværs af alle kommunens forvaltninger.

Løsningen skal kunne understøtte sagsbehandlingen i alle typer af sager og på alle sagsområder. Både generelle administrative sager, alle former for borgersager, personalesager, sager til den politiske behandling og sager med udgangspunkt i ejendomme og arealer.

Løsningens funktionalitet skal bygge på et fundament, som – udover at understøtte kravene i kravspecifikationen - generelt tager afsæt i den strategi, som Aalborg Kommune har valgt for indkøbet og som i kort form er beskrevet i bilag 2 - kravspecifikationen i afsnit 1.1.3.

Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning, anvendelse, drift samt udtrædelse af løsningen, herunder bl.a.:

— Brugsret til løsningen

— Drift og support

— Afvikling på kommunens standard PC og mobile enheder

— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og teknologisk udvikling

— Implementering af løsningen, herunder evt. specialtilpasning til Aalborg Kommunes IT-miljø, opsætning af løsningen, projektledelse, rådgivning, uddannelse af undervisere, superbrugere og evt. specialister (fx dagsordenredaktører), afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen

— Integration og snitflader til/fra andre systemer

— Levering og vedligeholdelse af dokumentation

— Uddannelse i henhold til aftalt omfang (option)

— Konvertering af data og filer fra de nuværende løsninger

— Dataudtræk og dokumentation heraf

— Nødvendigt basissoftware og 3. partslicenser til afvikling af løsningen (dog på nær brugerlicenser til Microsoft Office, som fremgår af bilag 2A).

Kontrakten kan af ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 3 x 12 måneder.

Blandt de ansøgere, som er konditionsmæssige, vil ordregiver udvælge fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Såfremt antallet af konditionsmæssige ansøgninger er lavere end fire (4), vil ordregiver vurdere om antallet af egnede ansøgere skaber tilstrækkelig konkurrence og opfordre disse til at afgive tilbud, hvis det er tilfældet.

Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer. Vurderingen sker på baggrund af ansøgernes referencer, jf. pkt. 4.1, del IV, pkt. C – Teknisk og faglig formåen.

Ved vurderingen af relevante referencer vil der blive lagt vægt på, om referencerne omhandler lignende levering, i forhold til udbuddets omfang.

Følgende forhold vurderes positivt:

- Referenceleveringerne er sket eller er igangværende.

- I hvor høj grad referencen er sket til en offentlig kunde, der organisatorisk og i kompleksitet er sammenlignelig med ordregivers.

- I hvor høj grad referencen viser kompetencer og erfaring i forhold til levering og drift af en kommunal ESDH-løsning.

Ovenstående forhold tillægges ligeligt værdi.

Optioner er angivet i bilag 13.

Der gøres brug af frivillige udelukkelsesgrunde i nærværende udbud:

- Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. § 137, stk. 1, nr. 1

- Forhold vedr. konkurs, insolvens og lign, jf. § 137, stk. 1, nr. 2

- Forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet, jf. § 137, stk. 1, nr. 3

- Ophævelse eller lign. af tidligere offentlig kontrakt, jf. § 137, stk. 1, nr. 5.

Ansøger skal oplyse soliditetsgrad og omsætning for seneste afsluttede regnskabsår.

- Ansøger skal som minimum have en soliditetsgrad på 10 % for seneste afsluttede regnskabsår.

- Ansøger skal som minimum have haft en omsætning på 64 mio. DKK for senest afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal oplyse en referenceliste.

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) og maksimalt tre (3) referencer for lignende eller tilsvarende levering, som under nærværende udbud. Referenceleveringen skal være foretaget eller igangsat inden for de seneste tre (3) år.

Lignende eller tilsvarende levering defineres som levering af en ESDH SaaS/Cloud løsning til en offentlig Kunde.

Referencen skal anføres med:

- Kundens navn

- Kontraktperiode, herunder hvor længe referenceløsningen har været i drift

- angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller e-mailadresse.

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk