Del I: Ordregivende myndighed
I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er)
Aarhus Kommune
Rådhuspladsen 2
Att: Anna H. Mortensen
8000 Aarhus
DANMARK
Mailadresse: manh@aarhus.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: http://www.aarhus.dk
Yderligere oplysninger fås her: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er)
Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) fås her: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er)
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er)
I.2) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.3) Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester
I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne
Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej
Del II: Kontraktens genstand
II.1) Beskrivelse
II.1.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten:
Begrænset udbud af anskaffelse, support og vedligeholdelse af IT Service Management System.
II.1.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne
Tjenesteydelser
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
NUTS-kode DK042
II.1.3) Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
Bekendtgørelsen vedrører en offentlig kontrakt
II.1.4) Oplysninger om rammeaftale
II.1.5) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene
Ordregiver ønsker at anskaffe et IT Service Management System (»Systemet«) til at understøtte arbejdsgangene i Brugerservice, som er ansvarlig for supporten af Aarhus Kommunes IT-brugere. Der er ca. 60 medarbejdere i Brugerservice, som skal have adgang som supportere i Systemet.
Ordregiver ønsker at anskaffe et System, som er let og overskueligt for såvel slutbrugerne som supporterne.
Herudover ønskes et System, som understøtter Ordregiver anvendelse af ITIL processer så brugerne får hurtig og rigtig hjælp til deres IT-udfordringer. Ordregivers ønsker i den forbindelse, at Systemet kan understøtte Ordregivers strategi om, at gøre det muligt for brugerne betjene sig selv — f.eks. gennem brugervenligt servicekatalog, FAQ og søgbare vidensartikler.
Ordregiver samarbejder med en række systemejere i afdelingerne samt lokale support-ansvarlige (LSA'er), som forventes at have et behov for en særlig adgang til Systemet. Desuden samarbejder Ordregiver med en række eksterne leverandører, idet hele Ordregivers IT-drift er outsourcet, hvorfor det er væsentligt, at der kan etableres relevante snitflader mellem Systemet og 3. parts service management systemer.
I udgangspunktet er det Ordregiver som ønsker at anvende Systemet i forhold til IT-hændelser, men en række andre afdelinger hos Ordregiver har ytret ønske om på sigt at anvende Systemet for deres fagområde.
II.1.6) CPV-glossaret (common procurement vocabulary)
72000000, 72610000, 72510000, 72600000
II.1.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb
Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja
II.1.8) Delaftaler
Kontrakten er opdelt i delaftaler: nej
II.1.9) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2) Kontraktens mængde eller omfang
II.2.1) Samlet mængde eller omfang:
II.2.2) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af disse optioner: Kontrakten udbydes med obligatorisk option på forlængelse af kontrakten 2 gange 12 måneder. Vælger ordregiver at udnytte optionen, fortsætter kontrakten på uændrede vilkår i den periode den forlænges.
Øvrige optioner vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.
II.2.3) Oplysninger om forlængelse
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Antal gange, der er mulighed for forlængelse: 2
Hvis der er tale om indkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der kan forlænges: anslået tidsramme for efterfølgende kontakter:
måneder: 24 (fra tildeling af kontrakten)
II.3) Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse
Varighed i måneder: 48 (fra tildeling af kontrakten)
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
III.1) Kontraktbetingelser
III.1.1) Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges:
Eventuelt krav herom vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.
III.1.2) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom:
Eventuelt krav herom vil fremgå af udbudsbetingelser for tilbudsafgivelsen.
III.1.3) Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles:
Der kræves ingen særlig retlig form. De deltagende virksomheder i konsortiet, der er solidarisk, direkte og ubegrænset ansvarlige og hæfter solidarisk, direkte og ubegrænset over for Aarhus Kommune: Deltagerne i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal fremgå af bilag 2.
III.1.4) Andre særlige vilkår
Der gælder særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten: nej
III.2) Betingelser for deltagelse
III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
III.2.3) Teknisk kapacitet
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt:
Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
III.2.4) Oplysning om reserverede kontrakter
III.3) Specifikke vilkår for tjenesteydelseskontrakter
III.3.1) Oplysninger om en bestemt profession
Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession: nej
III.3.2) Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen
Juridiske personer bør anføre navne på og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen: nej
Del IV: Procedure
IV.1) Type procedure
IV.1.1) Type procedure
Begrænset
IV.1.2) Grænse for, hvor mange økonomiske aktører der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal økonomiske aktører: 5
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
IV.1.3) Reduktion af antallet af økonomiske aktører under forhandlingerne eller dialogen
IV.2) Tildelingskriterier
IV.2.1) Tildelingskriterier
Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af de kriterier, der er anført i specifikationerne, i opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller i det beskrivende dokument
IV.2.2) Oplysninger om elektronisk auktion
Der vil blive anvendt elektronisk auktion:: nej
IV.3) Administrative oplysninger
IV.3.1) Sagsnummer hos den ordregivende myndighed:
IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt?
nej
IV.3.3) Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter eller beskrivende dokumenter
Skal der betales for dokumenterne?: nej
IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
21.8.2015 - 14:00
IV.3.5) Dato for afsendelse til udvalgte kandidater af opfordringer til at afgive bud eller at deltage
4.9.2015
IV.3.6) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
dansk.
Andet: Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
IV.3.7) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
IV.3.8) Åbning af bud
Del VI: Supplerende oplysninger
VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om EU-midler
Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
VI.3) Yderligere oplysninger
Se udbudsbetingelser for prækvalifikationen — downloades på www.aarhus.dk
VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
2100 København Ø
DANMARK
Mailadresse: klfu@erst.dk
Telefon: +45 35291095
Internetadresse: http://www.klfu.dk/
VI.4.2) Indgivelse af klager
Præcise oplysninger om klagefrist(er): Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne (Lov nr. 492 af 12.5.2010) § 7, stk. 1. Klage over tildeling af kontrakt og øvrige forhold bortset fra klage over manglende prækvalifikation indgives inden 45 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor tildelingen er offentliggjort i bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. Håndhævelseslovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens § 3, stk. 1.
VI.4.3) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager
VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
3.7.2015