Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://oes.dk/systemer/digitale-services-paa-vej/

Udbud af fællesstatsligt kontraktstyrings, indkøbs- og faktureringssystem

Økonomistyrelsen forventer at udbyde en kontrakt til genindkøb af et fællesstatsligt indkøbs-, kontraktstyrings- og faktureringssystem.

Udbuddet forventes offentliggjort 1. kvartal 2021.

Økonomistyrelsen ønsker at skabe gennemsigtighed omkring udbudsmaterialet. Økonomistyrelsen vil gå i dialog med markedet omkring levering og opdatering af et fællesstatsligt indkøbs-, kontraktstyrings- og faktureringssystem, og efterfølgende er forventningen at bruge dette input i et udbud af en opdateret version af et fællesstatsligt indkøbs-, og faktureringssystem. Derudover ønskes der muligheden for at udbygge det eksisterende system med et kontraktstyringsmodul. Dialogen forventes gennemført i efteråret 2020.

Systemet skal kunne udvikles til og implementeres hos alle statslige institutioner, der er omfattet af den til enhver tid gældende regnskabsbekendtgørelse (på tidspunktet for forhåndssmeddelsen bekendtgørelse nr. 116 af 19.2.2018 med senere ændringer - eller regler som supplerer eller helt eller delvist erstatter denne) og har behov for at håndtere indkøb og fakturaer. På tidspunktet for forhåndsmeddelelsen offentliggørelse er der identificeret 450 statslige eller selvejende institutioner.

Den tekniske løsning skal overordnet bestå af (ikke udtømmende):

— Indkøbsmodul, hvor brugerne kan søge i kataloger, oprettelse og godkendelse af rekvisitioner, oprettelse af indkøbsordre, varemodtagelse og benytte sig af E-handels funktionalitet.

— Kontrakt- og leverandørstyringsmodul, hvor kontrakter kan oprettes, fornyes, godkendes mv. Leverandører skal kunne oprettes og vedligeholdes i modulet, ligesom kataloger og andre services vedligeholdes i dette modul. Der vil også være behov for at dette modul kan håndtere miniudbud og internetauktioner. Dette er ny funktionalitet i forhold til den eksisterende løsning og er et foreløbigt ønske.

— Faktureringsmodul, hvor brugerne kan oprette og modtage fakturaer, hvad enten det er elektronisk eller indscannet og efterfølgende gennemføre en godkendelse og betalingsworkflow. Kreditnota og rykkere skal også kunne håndteres af dette modul. Ligeledes skal dette modul kunne matche faktura og indkøbsordre og gøre workflowet smidigt og nemt at håndtere for de enkelte brugere og minimere arbejdsgange.

— Styrings- og kontrolfunktionalitet, der muliggør ledelsesinformation og produktionsstyring samt sikrer tæt opfølgning på og styring af transaktioner såvel som adgange, herunder i forhold til funktionsadskillelser, godkendelseshierarkier og brugerrettigheder.

— En række integrationer, der blandt andet muliggør validering af stamdata, leverandør og bruger data og integration med Navision stat, Microsoft Dynamics Nav system tilpasset til den danske stat. mv.

Leverandørens ydelser vedrører især:

— analyse, design, udvikling, opsætning, konfiguration og implementering af systemet

— videreudvikling af systemet uden for leveranceprojektet

— vedligeholdelse af systemet

— support til brugere

— applikationsdrift

— netværksdrift

— infrastrukturdrift- og vedligehold.