Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/58cc0f9e-64ec-465b-aede-4a9353e55603/homepage

Internetadresse for køberprofilen: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/DIGST/

Udbud af Contract Management-system

Digitaliseringsstyrelsen udbyder levering, drift/hosting, udvikling, vedligehold og support af et Contract Management-system.

København

Digitaliseringsstyrelsen har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af Kontoret for Digitaliseringsret (KDR), som blandt andet er ansvarlig for systemunderstøttelsen deraf. Digitaliseringsstyrelsens kontrakt for nuværende Contract Management-system udløber den 31. december 2020 og skal igennem nærværende udbudsforretning konkurrenceudsættes. Ved nærværende udbud ønsker Digitaliseringsstyrelsen at indhente tilbud på et Contract Management-system indeholdende system og ydelser. Systemet angår levering af et software-as-a-service-system inkl. licenser, drift/hosting, vedligeholdelse, udvikling og support. Ydelserne indeholder undervisning og konsulenttimer til yderligere special tilpasning-/udvikling mv.

Digitaliseringsstyrelsen anser eget modenhedsniveau for Contract Management for højt og har en vision om at professionalisere og modne dette yderligere igennem systemunderstøttelse. Dette indebærer blandt andet øget brug af digitaliserede og automatiserede processer, høj brugerinvolvering, effektiv administration af kontrakter samt datadrevet informationsgrundlag som skal sikre transparens og understøtte styrelsens indkøb og kontraktcompliance. Contract Management indgår som en naturlig del af styrelsens daglige arbejde, og den enkelte medarbejder skal opleve øget involvering, mindre personafhængighed og færre ressourcer brugt i styringen af styrelsens kontrakter og GDPR-fortegnelser.

For at understøtte ovenstående, har Digitaliseringsstyrelsen i sit arbejde med at kravspecificere en fremtidig løsning, primært fokuseret på strukturen for opbygningen af kontraktarkiv og GDPR-fortegnelser, systemunderstøttelsen af forpligtelsesstyring og arbejdsgange og mulighederne for at kunne rapportere på hhv. den samlede kontraktsportefølje og compliance for GDPR-fortegnelser.

Kunden kan forlænge kontrakten 2 gange med op til 12 måneder pr. gang. Forlængelse meddeles leverandøren med et skriftligt varsel på mindst 60 dage før kontraktens ophør.

Der er i bilag 2 (Kravspecifikation) beskrevet optioner i relation til kontrakten, herunder bl.a. tilkøb af licenser, opsætning af digital signatur, opsætning af single sign on og opsætning af godkendelsesforløb.

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at udbudsmaterialet indeholder mindstekrav om, at den samlede kontraktværdi maksimalt må være 1 875 000 DKK (ekskl. optioner og forlængelser).

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

— Tilbudsgiver skal i hvert af de seneste tre (3) disponible regnskabsår have haft et positivt resultat efter skat og hensættelser.

— Tilbudsgiver skal i hvert af de seneste tre (3) disponible regnskabsår have haft positiv egenkapital.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

— Tilbudsgiver skal i ESPD’et angive fire (4) referencer vedrørende sammenlignelige leverancer som de hovedydelser og det omfang, der vil skulle leveres under den udbudte kontrakt, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4. Hver af de fire (4) referencer behøver ikke at dække over samtlige af den udbudte kontrakts hovedydelsesområder, men skal samlet set dække disse. De i referencerne beskrevne leverancer skal være udført inden for de seneste to (2) år.

Vedlægger tilbudsgiver mere end fire (4) referencer, vil ordregiver udvælge de fire (4) referencer, der er afsluttet tættest på tilbudstidspunktet. Referencer her udover vil der blive set bort fra. Såfremt ordregiver ikke kan afgøre hvilke referencer, der er de nyeste fire (4) referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lod-trækning.

Referencer må ikke udgøre links eller tilsvarende henvisninger.

Kontraktens vilkår fremgå af den vedlagte kontrakt med tilhørende bilag og underbilag.

Ej muligt.

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

Internetadresse: www.kfst.dk